Інвойс - це той документ, без якого неможливо уявити ведення сучасним бізнесом своєї зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД). З англійської мови слово “інвойс” перекладається як “рахунок” чи “фактура”, але саме поняття має значно ширше значення. У міжнародній практиці інвойсом вважається документ, який покупець отримує від продавця, з інформацією про отримані товари чи послуги, їх ціну, кількість, колір, вагу, умови поставки тощо. Інвойс необхідно надати для успішного проходження митного контролю, а також щоб захистити інтереси покупців та продавців і забезпечити розрахунок за наданий товар чи послугу. Продавець виписує інвойс тоді, коли товар вже відвантажено, і завдяки документу в покупця зʼявляється обовʼязок сплатити його відповідно до зазначених умов.

Види інвойсів та їх відмінності від рахунка-фактури?

Рахунок-фактура та інвойс мають деякі відмінності, хоча часто ці поняття сприймаються як тотожні. Щоб розібратися, в чому їх різниця, давайте розглянемо види інвойсів:

Найчастіше українським бізнесом використовуються наступні види інвойсів:

  • платформа-інвойс - документ, що визначає попередній намір продавця поставити товар чи послугу за обговореною вартістю (попередній рахунок на оплату, який не є підтвердженням відвантаження товару чи надання послуги), інформація в якому може змінюватись;
  • комерційний інвойс - документ, який складається вже після узгодження всіх попередніх умов, і надається покупцеві разом з відвантаженим товаром або наданою послугою. Крім того, його використовують під час проходження товаром митниці для обчислення митних зборів та ПДВ.

Українським законодавством не передбачена затверджена форма рахунка-фактури. Документ надається покупцем як пропозиція продажу товару чи надання послуги по тій чи іншій ціні. У разі згоди з умовами рахунка-фактури покупець здійснює оплату (повну або часткову). Таким чином, у вітчизняній бухгалтерській практиці - рахунок-фактура - не підтвердження відвантаження товару. Відповідник йому в міжнародній практиці - інвойс-проформа (Proforma invoice). 

Роль комерційного інвойсу в Україні виконують документи, які є необхідними при відвантаженні товару чи наданні послуг: ТТН - для товарів, а також акт наданих послуг чи приймання-передачі - для послуг.

Для підтвердження оплати використовуються: платіжне доручення, касовий чи розрахунковий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку тощо.

Мова інвойсів

Під час складання інвойсів враховуються інтереси обох сторін договору. Якщо контрагент - нерезидент України, документ складається іноземною мовою. Він має мати й український відповідник. Як правило, інвойс одразу складається двома мовами, або забезпечується його автентичний переклад.

Шаблон інвойсів

Щоб вважатися дійсним інвойс має містити необхідні реквізити, як то назву, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг операції тощо. Всього за кілька секунд інфорс можна створити автоматично за допомогою онлайн-сервісу SMARTFIN.UA тут: https://smartfin.ua/blog/shabloni-invoisiv-dlya-eksportu-poslug-formuvannya-invoisiv-v-smartfin